Guida all'uso di Softa Fatture

 

Softa Fatture

Facile ed Intuitivo, in perfetto stile Windows 8.

Veloce ed affidabile
Una volta attivato il tuo account non saranno necessarie altre attività di preparazione e potrai iniziare immediatamente a fatturare. Più facile a farsi che a dirsi.

Puoi usarlo da più postazioni
Puoi accedere ai tuoi dati ed usare Softa Fatture su più dispositivi diversi, sia che si tratti del portatile in ufficio, del tuo PC di casa, o di un Tablet (Windows 8 RT); basterà avere Softa Fatture installata ed effettuare l'accesso al tuo account.

Riutilizza le informazioni
Per fare una fattura devi inserire diverse informazioni relative al cliente: la ragione sociale, l'indirizzo, la partita IVA, le condizioni di pagamento, ecc... non vorrai farlo tutte le volte, vero?
Per questo motivo Softa Fatture memorizzerà per te queste informazioni e te le riproporrà automaticamente ogni volta che emetterai una nuova fattura allo stesso cliente.

Propone i prezzi in fattura
Non è necessario creare una scheda anagrafica per ogni prodotto da fatturare, ma potrai sempre decidere di farlo per quei prodotti con un prezzo di vendita ed un'aliquota IVA definita, così che questi dati appaiano automaticamente quando farai la prossima fattura.

Prezzi con IVA o senza IVA
Scegli tu. I prezzi da te inseriti possono essere già comprensivi di IVA oppure no, ci pensa Softa Fatture ad aggiungere (o scorporare) l'IVA corrispondente.

E se devo fare uno sconto?
Su ogni riga della fattura è prevista una colonna per l'inserimento, facoltativo, di una o più percentuali di sconto.
Inutile dire che ci pensa Softa Fatture a ricalcolare il tutto.

Condizioni di pagamento
Scelto il cliente, Softa Fatture ti proporrà automaticamente la condizione di pagamento usata la volta precedente ma, se serve, potrai cambiarla sul momento, direttamente in fattura.
Se la condizione scelta prevede una o più dilazioni di pagamento Softa Fatture ne calcolerà automaticamente le scadenze (date e importi), riportandole al fondo della fattura.

Errare è umano, ovvero, se sbaglio a compilare la fattura?
Nessun problema. Anche dopo la conferma, ogni fattura può essere corretta e riconfermata tutte le volte che serve o addirittura eliminata.

Clienti e prodotti (con foto)
Arricchisci le schede anagrafiche dei tuoi clienti e prodotti con un'immagine che li rappresenti.

Fattura con logo personalizzabile
Personalizza il modulo fattura con il tuo logo aziendale.

Emissione report in formato PDF
Ogni volta che si inserisce o si modifica una fattura, viene automaticamente generata la sua versione PDF corrispondente.
Puoi usare il PDF per stampare la fattura; in alternativa puoi inviarlo direttamente al tuo cliente.

Usa l'e-mail per inviare le fatture PDF ai tuoi clienti
Attraverso la funzione "Condivisione" di Windows 8, è facilissimo creare mail con allegato il PDF della fattura da inviare.

Ricerca standard Win8
- contemporaneamente su clienti, prodotti e fatture

Statistiche e grafici sui dati di fatturato
Controlla l'andamento del tuo business! Bastano pochi istanti per ottenere grafici e dati di sintesi ricavati dal tuo fatturato.

Autenticazione utente e creazione account

Accesso
Per usare Softa Fatture è indispensabile effettuare il login, cioè l'accesso tramite credenziali costituite da un nome utente ed una password.

Se è la prima volta che accedi a Softa Fatture tocca il pulsante "Crea account" e leggi il paragrafo successivo: ti sarà spiegato come creare il tuo account.

Se invece possiedi già un account, inserisci il nome utente e la password e tocca il pulsante "Accedi".

Se possiedi l'account ma hai dimenticato la password, tocca il pulsante "Recupera password", segui le istruzioni e in pochi secondi riceverai un'e-mail contenente le tue credenziali smarrite.


Creazione account
Le credenziali vengono scelte da te la prima volta, in fase di definizione dell'account e, da quel momento in avanti, saranno la chiave per accedere ai tuoi dati.

Una chiave unica e personale, da non condividere con nessuno.

Tieni presente che il nome utente sarà associato permanentemente al tuo account e non potrà più essere cambiato in seguito. La password invece potrà essere cambiata anche in seguito, ogni volta che lo riterrai opportuno.

Recupero password
Se hai dimenticato la tua password oppure il nome utente, o entrambi, hai la possibilità di recuperarli.
Devi solo fornirci il tuo indirizzo e-mail e nel giro di pochi secondi riceverai un messaggio con le tue credenziali.
Completamento del profilo
Una volta registrati si potrà procedere con il completamento dei dati del proprio profilo.
È un'operazione che può essere fatta anche in seguito, tenendo comunque presente che si tratta dei dati minimi richiesti per una corretta intestazione delle fatture.

Da questa pagina è possibile modificare la password toccando l'apposito pulsante; verrà richiesto l'inserimento della password precedente e la doppia digitazione della nuova password.

Infine, è anche possibile impostare un'immagine grafica che verrà usata come logo aziendale per personalizzare l'aspetto delle tue fatture.

Nella nostra prova abbiamo usato come logo quello di Softa Fatture.

Cancellazione account
Ci auguriamo che Softa Fatture possa essere in grado di soddisfare in pieno le tue esigenze. Ma se così non fosse, per qualunque motivo, nessun problema: hai la possibilità di cancellare il tuo account e tutti i dati in esso contenuti.

È un'operazione delicata, i tuoi dati sono importanti e per ridurre il rischio di una loro cancellazione accidentale ti chiederemo una doppia conferma prima di procedere con l'effettiva rimozione dell'account.

Esportazione dati account
Tutti i dati che inserisci in Softa Fatture sono al sicuro sui nostri server, puoi fidarti. Tuttavia potresti gradire la possibilità di avere sul tuo PC una copia dei tuoi dati: per poterli consultare anche in assenza di connessione, oppure per analizzarli con altri programmi (ad esempio Excel) o semplicemente perchè ti va.

Puoi richiedere l'esportazione dei dati in ogni momento, dopo una breve attesa e riceverai i tuoi dati direttamente nella casella e-mail.

Pagina iniziale

È la "Home page" dell'applicazione, il punto di partenza per tutte le altre attività.

Nella parte alta trovi le icone per accedere alle aree principali, nell'ordine: fatture, clienti, prodotti e reports.
Subito sotto trovi uno o più "riquadri", le cosidette tiles: si tratta dell'area dei documenti recenti, il primo in alto a sinistra è l'ultimo da te visualizzato, e a seguire gli altri in ordine cronologico inverso.

È un modo pratico per ritornare rapidamente sugli elementi visualizzati più di recente: basta toccarne uno e si verrà immediatamente portati sul documento corrispondente.

La cronologia delle attività recenti mostra solo gli ultimi 20 elementi gestiti.
La cronologia delle attività recenti può essere azzerata toccando l'apposito pulsante sulla barra inferiore degli strumenti.


Gestione fatture

In questa pagina troviamo il numero totale delle fatture già memorizzate, un pulsante per l'aggiunta di una nuova fattura e, a seguire, l'elenco delle fatture.
L'elenco delle fatture è composto da tiles riportanti numero e data fattura, ragione sociale del cliente, eventuale immagine associata al cliente.

Nell'esempio in figura viene simulato il caso in cui abbiamo in memoria una sola fattura.

A questo punto è molto semplice:

  • se voglio inserire una nuova fattura tocco il pulsante/icona in alto a sinistra,
  • se voglio visualizzare o modificare una fattura già memorizzata tocco la tile corrispondente.
proviamo ad inserirne una...

Inserimento di una nuova fattura
La figura a lato ci mostra come appare la pagina da riempire. In alto abbiamo i cosidetti campi di testata, composti da:
  • dati anagrafici e fiscali del cliente
  • data e numero fattura; viene proposta la data odierna, mentre il numero verrà assegnato automaticamente in fase di memorizzazione del documento.
  • note relative al cliente; possono servirti da promemoria ma non vengono riportate sulla fattura finale
  • prezzi con IVA; spuntare la casella se intendiamo inserire i prezzi già comprensivi di iva, lasciando a Softa Fatture il compito di calcolare gli imponibili
In basso troviamo i totali calcolati, inizialmente a zero; in mezzo andremo ad inserire il corpo del documento, cioè le righe relative ai prodotti/servizi che vogliamo fatturare.


Specificare il cliente
Solitamente, la prima cosa da fare sarà indicare i dati del cliente, la ragione sociale, l'indirizzo, la partita IVA, ecc..

Se si tratta di un nuovo cliente, cioè non ancora presente nell'anagrafica clienti, sarà ovviamente necessario inserire tutti i campi richiesti; al termine, insieme alla fattura, anche questi dati verranno memorizzati andando a generare automaticamente una scheda cliente.

Se invece il cliente è già presente in anagrafica basterà digitare una parte della ragione sociale e spostarsi sul campo successivo per ottenere il riempimento automatico di tutti i campi relativi.

In alternativa, così come mostrato in figura alla charm bar di Windows, toccare il pulsante di ricerca e digitare i caratteri da ricercare. I primi 5 nominativi il cui nome abbia una corrispondenza anche parziale a quanto digitato appariranno sotto la casella di ricerca; basterà toccare quello giusto e tutti i dati andranno a riempire i campi della fattura.

Infine, tieni presente che i dati del cliente memorizzati in anagrafica, salvo variazioni manuali, sono sempre quelli relativi all'ultimo utilizzo in fattura.


Condizioni di pagamento
La tendinda di selezione propone tutte le modalità possibili e sarà obbligatorio indicarne una.
Qualora la modalità di pagamento lo richieda (ad es. bonifici o Ri.Ba) sarà obbligatorio anche specificare il nome della banca ed il codice IBAN.
Anche la modalità di pagamento e i dati della banca sono automaticamente memorizzati insieme al cliente e saranno riproposti la prossima volta che vorrai fatturare allo stesso cliente.

Inserire le righe
Per ogni riga che vuoi aggiungere alla fattura, tocca il pulsante "Aggiungi riga"!
Inserisci la descrizione del prodotto, poi la quantità, il prezzo unitario, l'eventuale percentuale di sconto, l'aliquota IVA applicata.
Se il prodotto è già presente nell'anagrafica prodotti verranno automaticamente proposti sia il prezzo che l'aliquota IVA.
In ogni caso, al variare della quantità o del prezzo unitario o dello sconto, la riga viene automaticamente ricalcolata e con essa i totali al fondo del documento.

Nota: la ricerca del prodotto avviene con modalità simili a quanto già visto per il cliente. È possibile digitare parte della descrizione direttamente sulla riga, oppure utilizzare la charm bar di Windows. Nel primo caso verrà automaticamente recuperato il primo prodotto in anagrafica la cui descrizione corrisponda (sia pure parzialmente) a quanto digitato. Usando la ricerca di Windows verranno invece proposte le prime 5 corrispondenze.

Conferma e memorizzazione della fattura
Hai specificato il cliente, la modalità di pagamento, le righe e quindi i prodotti/servizi che costituiscono il corpo della fattura? Ok, adesso puoi confermarla, semplicemente toccando il pulsante sulla barra inferiore.

La memorizzazione, utilizzando dei numeratori interni all'applicazione, provvede ad assegnare automaticamente il numero fattura; in tal modo viene assicurata la corretta sequenzialità dei numeri.
La numerazione delle fatture riparte da 1 ad ogni inizio anno.

Modifica data e/o numero fattura
Come abbiamo già detto, sia la data che il numero della fattura vengono assegnati automaticamente da Softa Fatture, ma in alcuni casi potresti avere la necessità di "forzare" queste informazioni.
Magari perchè vuoi emettere oggi una fattura per una data futura, ad esempio fine mese. Oppure, sempre per esempio, vuoi "recuperare" un numero lasciato vuoto da una precedente cancellazione. Con questa funzione puoi farlo.

Tieni presente che Softa Fatture controllerà in ogni caso che la fattura, con la data e numero da te indicati, rimanga compatibile con la sequenzialità della numerazione rispetto ai documenti già inseriti in precedenza.
Visualizzare e stampare il PDF di una fattura
Per visualizzare, ed eventualmente stampare, il PDF di una fattura:
  • selezionare la fattura desiderata (clic con il destro se si usa il mouse, breve trascinamento verso il basso se si usano le dita)
  • toccare il pulsante sulla barra inferiore

Questo è l'aspetto finale della fattura stampabile.

Il logo in alto a sinistra sarà, ovviamente, il tuo.

Inviare la fattura come allegato e-mail
In maniera analoga a quanto visto prima:
  • selezionare la fattura che si desidera inviare
  • scoprire la "charm bar" (clic in alto a destra se si usa il mouse, trascinamento verso l'interno del bordo destro dello schermo se si usano le dita)
  • toccare il pulsante "Condivisione"
  • toccare l'opzione "Mail", si avvierà l'applicazione Mail e ad un nuovo messaggio verrà automaticamente allegato il PDF della fattura selezionata
  • completate il messaggio con del testo di accompagnamento, il destinatario, l'oggetto e confermate l'invio

Anagrafiche Clienti

Elenco dei clienti in archivio
Le schede vengono generate automaticamente ogni volta che si inserisce una fattura per un cliente non ancora codificato.
Naturalmente è possibile inserirli direttamente da qui, toccando il pulsante/icona apposito.


Scheda anagrafica del cliente
Oltre alle informazioni già visti nell'intestazione della fattura più in questa pagina noterai la presenza di alcuni altri campi, ovviamente facoltativi.
Fra questi la possibilità di associare ad ogni cliente un'immagine che lo rappresenti, ad esempio il logo della sua azienda, se ne possiede uno.

Anagrafiche Prodotti

Elenco dei prodotti in archivio
Le schede anagrafiche dei prodotti descrivono le tue merci, i tuoi prodotti, i tuoi servizi, in altre parole l'oggetto delle tue fatture.
Non sono indispensabili ed infatti, a differenza di quanto accade per i clienti, non vengono generate automaticamente in fase di fatturazione.

Se il prodotto indicato in fattura non esiste in anagrafica sarà necessario indicarne prezzo e l'aliquota. Al contrario, e qui sta l'utilità di preparare le schede dei prodotti che ricorrono nelle nostre fatture, se il prodotto esiste in anagrafica ne verranno automaticamente recuperati la descrizione esatta, il prezzo e l'IVA.


Scheda anagrafica del prodotto
Poche e semplici informazioni.

Report

Softa Fatture mette a disposizione dei semplici report di sintesi relativi al fatturato.

I totali (imponibili) delle fatture vengono raggruppati in mensilità, in trimestri o in anni, per un arco di tempo che può essere l'anno in corso, oppure il precedente, ecc..

I dati risultanti vengono mostrati in forma testuale, a sinistra, ed in forma grafica a destra.
Il tipo di grafico può essere scelto fra alcune tipologie disponibili.

Ok, nell'esempio il grafico non è un gran che, in fondo abbiamo inserito solo due fatture. Diventeranno più significativi man mano che inserirai nuove fatture!


Cambiare i parametri di elaborazione
Le immagini qui a fianco mostrano i parametri a tua disposizione per modificare il modo in cui viene generato il report.
Le opzioni sono tutte disponibili attraverso la barra inferiore degli strumenti.

Il periodo report serve a definire quali fatture considerare

Il tipo report serve a definire il raggruppamento usato per la totalizzazione delle fatture (mensile, trimestrale, ecc...)

Il tipo grafico definisce la rappresentazione grafica dei risultati (linee, barre, ecc...)



Ricerche

Ricerca integrata
L'applicazione è integrata con la ricerca standard di Windows 8!

Scopri la "charm bar" e tocca il pulsante di Ricerca (da tastiera premi il tasto Windows sinistro + "Q"); nella casella di ricerca digita la parola che vuoi ricercare.
Può essere, ad esempio, il nome di un cliente, oppure di un prodotto; conferma ed otterai una pagina di risultati.

La ricerca viene eseguita su tutti i clienti, i prodotti e tutte le fatture all'interno del tuo account.


Pagina dei risultati
La pagina dei risultati mostra tutte le ricorrenze trovate in ognuno dei tre gruppi suddetti.

Toccando uno qualsiasi degli elementi risultanti dalla ricerca si verrà immediatamente trasportati sulla pagina corrispondente, cioè sulla scheda anagrafica se si tratta di cliente o prodotto, sulla fattura negli altri casi.

Impostazioni

Scopri la "charm bar" e scegli Impostazioni (da tastiera premi il tasto Windows sinistro + "I").

Qui sono raggruppate, tra le altre, le seguenti voci:

  • Informazioni account
    Serve a conoscere il tipo del proprio account (gratuito o a pagamento), lo stato dell'abbonamento ed i giorni di utilizzo rimanenti. Sempre da questa sezione è possibile procedere per l'acquisto IN-APP di nuovi pacchetti abbonamento.
  • Guida a Softa Fatture
    È la guida che stai consultando in questo momento.
  • Assistenza e contatti
    Fornisce l'accesso ad un modulo compilabile nel caso vi sia necessità di contattarci per qualsiasi necessità o informazione.
  • Termini e condizioni
  • Informativa sulla privacy

Domande frequenti

Softa Fatture è gratuito?

Sì, certo. E se le tue esigenze sono limitate all'emissione di non più di 15 fatture all'anno, Softa Fatture è l'APP che stai cercando. Non ci sono altre limitazioni; potrai creare le fatture, inviarle via e-mail, memorizzare tutte le anagrafiche clienti e/o prodotti che ti occorrono e fruire dei report grafici a corredo. Il tutto senza limiti di tempo e senza pagare un solo centesimo.

Solo se lo vorrai, o nel caso che le tue esigenze lo richiedano, potrai acquistare degli abbonamenti che ti consentiranno di superare il suddetto limite e gestire così un numero illimitato di fatture.

Gli abbonamenti sono disponibili in diverse "taglie", tutte estremamente convenienti: fino a meno di 20 centesimi al giorno!


Di solito i software gestionali sono tutt'altro che economici. Come mai offrite Softa Fatture gratis?

E' vero, non è affatto tipico dei prodotti "gestionali" costare così poco, o nulla, ma crediamo che oggi questo possa essere il modo migliore per far conoscere la qualità del nostro lavoro. Utilizzatori soddisfatti potranno in seguito diventare clienti o far conoscere Softa Fatture ad altre persone.

Inoltre, più persone usano Softa Fatture e più saremo stimolati a renderlo sempre più utile e facile da usare.


Dove vengono memorizzati i miei dati?

Nessun dato viene memorizzato sul dispositivo Windows 8 (sia esso un PC o un Tablet) ma, al contrario, tutti i dati dell'account, fatture, clienti e prodotti, vengono memorizzati nella "nuvola", cioè all'interno di Cloud Server estremamente affidabili e costantemente connessi alla rete Internet.


I miei dati sono al sicuro?

Forse l'idea di avere i dati memorizzati sulla cloud può generare, almeno all'inizio, qualche comprensibile preoccupazione; tuttavia si può tranquillamente affermare che i dati sono di gran lunga più al sicuro nella Cloud che sul proprio dispositivo.

Proviamo a chiederci:

  • Il nostro tablet/PC è protetto da allarme?
  • I nostri PC aziendali sono sorvegliati e/o protetti da impianti antincendio?
  • Vi ricordate di fare regolarmente i backup dei vostri dati?
  • E, soprattutto con i tablet ed i PC più "portatili", cosa succede in caso di smarrimento o furto?

Softa Fatture memorizza i tuoi dati all'interno di Datacenter di grande sicurezza.
Tutti i server usati sono in cluster e gli storage in replica per la massima affidabilità.

Non dovrai più preoccuparti di effettuare personalmente le copie di sicurezza dei tuoi archivi, i famigerati backup, perchè ci pensiamo noi. Inoltre, nella malaugurata ipotesi di smarrimento, furto o rottura del proprio PC/Tablet si potrà tornare immediatamente operativi non appena si avrà a disposizione una nuova macchina, perchè tutti i dati sono al sicuro sulla Cloud, pronti a rispondere alla vostra chiamata.


Se non sono soddisfatto posso cancellare il mio account e tutti i miei dati?

Certamente, qualora tu lo volessi potrai eliminare l'account insieme a tutti i dati in esso contenuti.
L'eliminazione è definitiva ed irreversibile, per questo motivo ti verrà chiesta una doppia conferma prima di procedere con l'effettiva eliminazione dell'account.


Posso avere sul mio PC una copia dei miei dati?

Sì, per gli account in abbonamento è possibile richiedere, tramite l'APP stessa, una copia dei propri dati in formato Excel. Gli archivi verranno automaticamente preparati e recapitati direttamente al tuo indirizzo e-mail.


Voglio iniziare ad usare Softa Fatture ma quest'anno ho già emesso, ad esempio, 13 fatture; cosa devo fare affinchè la numerazione automatica parta da 14 invece che da 1?

È semplice: subito prima di confermare la tua prima fattura, tocca il pulsante "Cambia numero e data" ed inserisci il numero desiderato (in questo caso il 14), conferma e infine memorizza. La tua fattura verrà memorizzata con il numero 14, la prossima riceverà il numero 15, e così via.

Puoi effettuare questa variazione anche su fatture già memorizzate, ricorda però che, in ogni caso:

  • non potrai assegnare un numero che appartiene già ad un'altra fattura
  • la nuova coppia data/numero fattura non potrà violare la corretta sequenzialità della numerazione rispetto ai documenti già esistenti.